Lohnt sich: Daten standardisieren

Der elektronische Datenaustausch mit Lieferanten, Auftraggebern, Kunden und Behörden ist heutzutage eine Selbstverständlichkeit. Nur: Je mehr Informationen ausgetauscht werden, desto unübersichtlicher wird die Datenflut. Um sie zu bändigen, haben sich einige Branchen daher auf bestimmte Standards beim Austausch ihrer Daten geeinigt.

Ob Bestellungen, Lieferscheine oder Produktbeschreibungen: Um eine möglichst reibungslose Kommunikation zwischen Unternehmen, Institutionen und der öffentlichen Verwaltung zu ermöglichen, sollten alle Akteure idealerweise dieselbe Sprache sprechen. Im elektronischen Geschäftsverkehr dienen E-Business-Standards als gemeinsame Sprache. Sie legen fest, welche Informationen übermittelt werden und wie sie auszusehen haben.

Stammdaten standardisieren

E-Business-Standards verlangen von allen Beteiligten, ihre Stammdaten sorgfältig zu erfassen und aktuell zu halten. Dazu gehören Kunden-, Mitarbeiter- oder auch Produktdaten. „Wer zum Beispiel mit Bau- oder Heimwerkermaterialien handeln möchte, weiß, dass es zahllose und unterschiedliche Typen von Schrauben gibt: aus unterschiedlichen Materialien, in verschiedenen Größen, mit verschiedenen Gewinden, für Holz, für Beton usw.“, sagt Markus Ermert vom Projektträger beim Deutschen Zentrum für Luft- und Raumfahrt e. V. Er betreut fachlich und administrativ die Initiative „eStandards: Geschäftsprozesse standardisieren, Erfolg sichern“ im Rahmen des Förderschwerpunkts Mittelstand Digital des Bundesministeriums für Wirtschaft und Technologie. „Solche Produkteigenschaften werden durch E-Business-Standards wie zum Beispiel eCl@ss abgebildet. Der Vorteil ist, dass sich beim Wareneinkauf Produkte vergleichen lassen und sich damit Zeit sparen lässt“, ergänzt Ermert.

E-Business-Standards: in einigen Branchen ein „Muss“

Vor allem aus dem produzierenden Gewerbe, dem Handel und zum Teil der Dienstleistungsbranche sind E-Business-Standards nicht mehr wegzudenken. Wer in einer dieser Branchen gründet, sollte gar nicht erst damit anfangen, Materialien oder Waren in eigenen Excel-Tabellen oder Datenbanken zu erfassen, empfiehlt Markus Ermert. „Unternehmensgründer müssen wissen, ob und welche E-Business-Standards in der jeweiligen Branche genutzt werden. Wer beispielsweise ein Unternehmen im Bereich Automobilzulieferung gründen möchte, hat mit Großkunden mit entsprechender Marktmacht zu tun. Sie bestimmen, wie und auf welchem Weg ihre Zulieferer mit ihnen kommunizieren. Auch die großen Handelskonzerne wickeln die meisten Geschäftsprozesse nur noch elektronisch auf Basis eigener oder offener Standards ab. Wenn man im Einzelhandel gründet, sollte man diese Standards kennen und sich darauf einstellen.“

Noch ist es so, dass jeder der großen Player mit eigenen Datenformaten arbeitet. Das wird sich in Zukunft ändern, hofft Markus Ermert: „Wir setzen uns dafür ein, dass in den verschiedenen Branchen jeweils allgemeingültige Standards eingeführt werden, so dass alle Marktteilnehmer mit nur einem Datenformat zu arbeiten brauchen. Bislang ist das aber leider noch eine Vision.“ Gründerinnen und Gründer sollten sich daher im Rahmen ihrer Vorbereitungen informieren, mit welchen Standards ihre zukünftigen Lieferanten und/oder Kunden arbeiten.

Zeit und Geld sparen

Auch wenn die Einführung einer IT, die auf E-Standards basiert, für junge Unternehmen zunächst mit einem gewissen zeitlichen und finanziellen Aufwand verbunden ist: Es lohnt sich. Denn standardisierte Daten sind die Voraussetzung dafür, dass Geschäftsprozesse innerhalb und außerhalb des Unternehmens schnell und einfach ablaufen können. Unternehmen sparen letztlich damit nicht nur Kosten, sondern haben Wettbewerbsvorteile durch schnellere Abläufe.

Dabei kommen Softwareanwendungen zum Einsatz, die alle Daten für den Ein- und Verkauf von Waren, die Rechnungsstellung, die Koordination von Aufträgen oder auch für die Meldepflichten gegenüber Behörden zentral auf dem Server des Unternehmens verwalten und bei Bedarf automatisch an den Server des Geschäftspartners weiterleiten. „Unternehmen können sich sehr viel Arbeit und Ärger sparen, indem sie zum Beispiel mit Lieferanten Bestellungen, Rechnungen oder auch Reklamationen automatisch austauschen können“, so Markus Ermert.

An Geschäftsprozesse denken

Das Angebot an Anwendungssoftware ist vielfältig und reicht von einfachen Warenwirtschaftsystemen für den Einzelhandel bis hin zu Enterprise-Resourced-Planning-(ERP)-Systemen, die alle unternehmerischen Ressourcen wie Kapital, Betriebsmittel oder Personal effizient steuern. „Ein junges Unternehmen, das noch dabei ist, sich einen Kundenstamm aufzubauen, benötigt aber sicher noch nicht das ‚volle Programm‘. Allerdings sollte ein Gründer idealerweise bereits in der Businessplanphase eine Blaupause dazu erarbeiten, wie die elektronische Abwicklung einzelner Geschäftsprozesse aussehen kann, wenn das Unternehmen wächst“, rät Markus Ermert. Er erlebt immer wieder, dass junge Unternehmen viel Lehrgeld zahlen, weil sie sich bei der Anschaffung der Software verschätzt haben. „Viele investieren einige Tausend Euro, installieren die Software - und kommen nicht weiter. Die wichtigste Voraussetzung ist, sich im Vorfeld genau zu überlegen, wie einzelnen Geschäftsprozesse im Unternehmen aussehen: Wer löst zum Beispiel einen Bestellprozess aus? Wer zeichnet ihn mit? Wer zahlt die Rechnung? Und wer bekommt dann tatsächlich über das ERP-System sowohl die Berechtigung als auch die Nachricht, wann was zu tun ist? Diese Gedanken machen sich viele Unternehmer vorher nicht.“

Rat und Tat

Erste Anlaufstelle zum Thema E-Business für Gründerinnen und Gründer sind die eBusiness-Lotsen des eKompetenz-Netzwerks für Unternehmen. Sie vermitteln Ratsuchenden das notwendige Basiswissen und weisen den Weg zu weiterführende Ratgebern in der Region.
eBusiness-Lotsen in Deutschland

Weitere Informationen

  • Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie
    Mittelstand Digital

    Die Förderinitiative „eStandards: Geschäftsprozesse standardisieren, Erfolg sichern – eStandards in digitalen Geschäftsprozessen helfen kleinen und mittleren Unternehmen" unterstützt vor allem kleine und mittlere Unternehmen.
    Förderinitiative "eStandards“

  • PROZEUS eBusiness-Portal für den Mittelstand
    Das Projekt wurde bis 2012 vom Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie gefördert und wird seitdem vom Institut der deutschen Wirtschaft Köln Consult GmbH selbständig fortgeführt.
    www.prozeus.de

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