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Schnell, effizient und attraktiv: Mobiles Arbeiten

Immer mehr Unternehmen setzen mobile Endgeräte wie Notebooks, Smartphones oder Tablet-PCs ein und steigern damit nicht nur ihre Wettbewerbsfähigkeit.

"Nehmen Sie zum Beispiel die mobile Zeiterfassung: Die Arbeitsstunden, die der Mitarbeiter auf der Baustelle oder im Außendienst in sein mobiles Endgerät eingibt, landen direkt im Computer der betrieblichen Buchführung, die die Daten dann sofort für die Personalabrechnung oder Nachkalkulation von Aufträgen nutzen kann. Das bedeutet, Betriebe können ihre Geschäftsprozesse durch so genanntes Mobile Business wesentlich effizienter abwickeln“, sagt Norbert Speier vom eBusiness-Lotsen Münster. Ein weiterer Vorteil, vor allem Wettbewerbsvorteil, ergibt sich für serviceorientierte Betriebe. „Das gilt zum Beispiel für das Sanitär-, Heizungs-, Klima- oder Elektrogewerbe. Deren Mitarbeiter erfahren über ihr mobiles Endgerät nicht nur, dass zum Beispiel eine Heizungstherme bei einem Kunden nicht mehr funktioniert, sondern auch, was in der Anlage bereits gemacht wurde, welche Teile eingebaut wurden usw. Idealerweise können sie sich dann auch noch den Stundenzettel digital unterschreiben lassen und sogar die Zahlung vor Ort abwickeln - wobei das sicherlich heute noch die Ausnahme ist."

Mobile Business: Möglichkeiten noch lange nicht ausgeschöpft

Mobile Endgeräte erleichtern und beschleunigen also nicht nur Arbeitsprozesse und reduzieren Fehlerquoten, sondern tragen durch verbesserte Serviceangebote zur Kundenbindung bei. Trotzdem schöpft bislang nur ein Teil der Unternehmen tatsächlich alle Möglichkeiten des Mobile Business aus. Alles eine Frage der Zeit, ist Norbert Speier überzeugt. Denn die Vorzüge sprechen sich schnell herum und setzen sich durch: „Nehmen Sie einen Malermeister, der derzeit keinen Nutzen beim mobilen Service sieht. Sobald er mitbekommt, dass sein Konkurrent die Räume, die er tapezieren möchte, mit einem Laser-Messgerät vermisst und die Daten dann automatisch in der Vorkalkulation abrufen kann, wird er vermutlich sehr schnell von den Vorteilen überzeugt sein.“

Insgesamt gehe der Trend eindeutig dahin, immer mehr Prozesse über mobile Endgeräte abzuwickeln, ist sich Norbert Speier sicher. Dazu gehöre auch eine stärkere mobile Anbindung zwischen der Branchensoftware und dem Großhandel: „Ein Heizungsmonteur, der beispielsweise eine Pumpe für eine Heizungsanlage benötigt, kann zukünftig die Nummer dieser Pumpe auf seinem Tablet-PC oder Smartphone eingeben und erhält automatisch alle Lieferadressen und -termine aus der Umgebung. Der Termin mit dem Kunden kann dann entsprechend vereinbart werden.“

Mobil und flexibel arbeiten: attraktiv für Fachkräfte

Mobile Arbeitsmöglichkeiten spielen aber nicht zuletzt auch beim Thema Fachkräftesicherung eine wichtige Rolle. Immer mehr Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erwarten flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, bei Bedarf zu Hause arbeiten zu können. „Gerade unter dem Aspekt der Vereinbarkeit von Familie und Beruf wird die mobile und flexible Arbeitsgestaltung immer wichtiger. Von daher würde ich auch kleinen Unternehmen empfehlen, sich die technischen Möglichkeiten zu Nutze zu machen. Sei es, dass man jedem Mitarbeiter einen Home-Office-Tag ermöglicht oder den mobilen Arbeitsplatz zu Hause dafür nutzt, um Mitarbeiter gegen Ende der Elternzeit wieder einzugliedern“, so Dr. Bettina Hermes vom eBusiness-Lotsen Hamburg.

Dennoch tun sich viele Arbeitgeber schwer mit der Ungewissheit, ob der mobile Mitarbeiter auch tatsächlich zu Hause vor seinem Notebook sitzt und arbeitet. Dr. Bettina Hermes: „Natürlich kann man vertraglich festhalten, zu welchen Zeiten die Mitarbeiter beispielsweise im Home-Office erreichbar sind. Außerdem gibt es die erwähnten Zeiterfassungssysteme. Aber letztlich ist es doch so: Wenn ein Unternehmen seinen Mitarbeitern Freiheiten bis zu einem gewissen Grad ermöglicht, dann hat das etwas mit Vertrauen zu tun. Ich persönlich würde als Unternehmer immer auf dieses Vertrauen setzen und nicht auf Kontrolle.“

Unternehmen sehen positive Effekte flexibler Arbeitsmodelle

Ansichten der Personalverantwortlichen in Unternehmen zum Thema Home Office

Vorteile

Nachteile

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Basis: 854 Unternehmen

Quelle: Arbeiten in der digitalen Welt, Prof. Dieter Kempf, BITKOM-Präsident, 2013

Mobile Business starten

Kurz gefasst müssen sich Unternehmerinnen und Unternehmer beim Einstieg ins Mobile Business mit vier Themen beschäftigen:

  1. der organisatorischen Planung und Zielsetzung,
  2. der technischen Infrastruktur,
  3. der Einbeziehung der Mitarbeiter und
  4. der Datensicherheit und Haftung.

Es geht u.a. um Fragen wie: Auf welche Systeme muss der Arbeitnehmer zugreifen können? Welche Geräte müssen angeschafft werden bzw. welche Endgeräte haben die Mitarbeiter? Können die Aufgaben auf den privaten Geräten der Mitarbeiter erledigt werden - nach dem Motto "Bring Your Own Device"? Wie werden die Daten gesichert? Sind die Geräte für den Arbeitseinsatz tauglich? “Mittlerweile gibt es Geräte, die mit entsprechenden Schutzklassen ausgestattet sind, aber die kosten natürlich. Die Branchen-Software hat dagegen meistens den finanziell geringsten Anteil“, so Norbert Speier. Investiert werden muss in jedem Fall in Schulungsmaßnahmen. Wichtigstes Thema: Sicherheit bei allen mobilen Prozessen. „Dabei ist es mit einer Schulungsveranstaltung nicht getan. Nur durch regelmäßige Schulungen und Gespräche wird ein Sicherheitsbewusstsein bei den Mitarbeitern aufgebaut, das für das Unternehmen letztlich überlebenswichtig ist“, weiß Dr. Bettina Hermes.

Tipp

Orientierung beim Aufbau einer mobilen Infrastruktur sowie zum Thema Sicherheit im Mobile Business bieten die eBusiness-Lotsen des bundesweiten eKompetenz-Netzwerks. Darüber hinaus bietet Mittelstand-Digital auf seiner Webseite vielfältige Informationen zum Mobilen Arbeiten an.

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