Die Umsatzsteuer in Rechnungen

Wenn Sie als Unternehmer Waren oder Dienstleistungen einkaufen, erhalten Sie die dafür gezahlte Umsatzsteuer, die so genannte Vorsteuer, vom Finanzamt zurück. Voraussetzung ist: Die Eingangsrechnung enthält alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben.

Der Vorsteuerabzug, den Sie bei Ihrer Umsatzsteuer-Voranmeldung vornehmen, bedeutet bares Geld. Das macht sich vor allem bei größeren Investitionen bemerkbar. Aber auch laufende kleinere Anschaffungen fürs Büro machen sich übers Jahr bezahlt, wenn das Finanzamt die Vorsteuer rückerstattet.

Das funktioniert allerdings nur, wenn die Eingangsrechnung, die Sie beim Kauf bzw. bei der Anlieferung der Waren erhalten, alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthält. Dass dies oft nicht der Fall ist, erleben die Mitarbeiter der Finanzämter immer wieder. Das Ergebnis ist: Der Vorsteuerabzug wird nicht anerkannt.

Achten Sie daher darauf, dass Ihre Eingangsrechnungen die folgenden gesetzlich vorgeschriebenen Bestandteile enthalten:

  • vollständiger Name und vollständige Anschrift des Lieferanten
  • vollständiger Name und vollständige Anschrift des Empfängers
  • Datum der Rechnung
  • die Steuernummer, die vom Finanzamt erteilt wurde, oder die vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • eine fortlaufende Rechnungsnummer mit einer oder mehreren Zahlen- oder Buchstabenreihen oder einer Kombination
  • die Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der erbrachten Leistungen
  • der Zeitpunkt der Lieferung oder Zeitraum der Leistungserbringung (Kalendermonat ist auseichend)
  • der Nettobetrag in Euro
  • der Umsatzsteuersatz (19 % oder 7 %) und die Höhe des Steuerbetrags in Euro
  • im Fall der Steuerbefreiung ein Hinweis darauf, dass für die Lieferung bzw. sonstigen Leistung eine Steuerbefreiung gilt (z.B. "innergemeinschaftliche Lieferung")
  • im Voraus vereinbarte Boni, Rabatte, wenn nicht im Entgelt berücksichtigt
  • Zahlungsziel (Datum, bis wann die Überweisung eingegangen sein sollte)
  • Hinweis auf zweijährige Aufbewahrungspflicht bei Werkslieferungen oder Leistungen im Bau oder Ausbau an Privatkunden

Übrigens: In bestimmten Fällen, wie z.B. Provisionen von Handelsvertretern oder Lizenzgebühren, kann es sein, dass Sie für eine erhaltene Leistung keine Rechnung bekommen, sondern Sie selbst die Rechnung ausstellen (und den Betrag überweisen). Achten Sie in dem Fall darauf, dass Sie dieses Dokument auch tatsächlich als „Gutschrift" bezeichnen.

Weitere besondere Pflichten bei der Rechnungsstellung listet § 14a des Umsatzsteuergesetzes (UStG) auf.

Kleinbetragsrechnungen

Vor allem Einzelhändler verkaufen jeden Tag eine Vielzahl an Waren. Um ihnen das Leben etwas zu erleichtern, brauchen sie nicht bei jedem Verkauf eine umfangreiche Rechnung zu schreiben. Vielmehr reichen Kleinbetragsrechnungen (Quittungen) aus. Voraussetzung ist: Der Gesamtbetrag einschließlich Umsatzsteuer darf 150 Euro nicht übersteigen.

Der Vizepräsident der Bundessteuerberaterkammer, Dr. Herbert Becherer: „Unternehmen, die die Vorsteuer für Einkäufe beim Finanzamt geltend machen möchten, sollten darauf achten, dass die Kleinbetragsrechnungen folgende Angaben enthalten:

  • den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens
  • das Ausstellungsdatum
  • die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung und
  • den Nettobetrag und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder Dienstleistung in einer Summe sowie den Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder Dienstleistung eine Steuerbefreiung gilt.“

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