Handel inner- und außerhalb der EU: Umsatzsteuer?

Auch wenn sie ein Zungenbrecher ist: Innerhalb der Europäischen Union sorgt die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer dafür, dass die Geschäfte zwischen Unternehmen relativ unbürokratisch ablaufen.

Die Europäische Union ist für mittelständische, aber auch für kleine Unternehmen, neben dem heimischen Markt, der wichtigste Umschlagplatz für Waren und Dienstleistungen. Und obwohl die 28 Mitgliedstaaten unterschiedliche Umsatzsteuersätze haben, läuft der Handel aus steuerlicher Sicht ziemlich reibungslos. Eine entscheidende Rolle spielt dabei die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, kurz: USt-IdNr.

Mit der Steuernummer, die jedem Unternehmen und Freiberufler vom Finanzamt erteilt wird, hat sie übrigens nichts zu tun. Zuständig ist vielmehr das Bundeszentralamt für Steuern. Nikolaus Schopphoven ist dort Leiter eines Referats für das Umsatzsteuerkontrollverfahren: „Mit Einführung des EU-Binnenmarktes und dem Wegfall der innereuropäischen Grenzen gilt seit 1993, dass beim Handel zwischen Unternehmen die Umsätze in der Regel im Land des Empfängers besteuert werden. Dies wurde inzwischen auch auf innergemeinschaftliche Dienstleistungen erweitert. Um sicherzustellen, dass diese Umsatz- bzw. Erwerbsbesteuerung tatsächlich stattfindet, haben die EU-Länder ein innergemeinschaftliches Kontrollverfahren geschaffen. Grundlage hierfür ist die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, die jedes Unternehmen braucht, das innerhalb der EU mit anderen Unternehmen Geschäfte treibt. Damit können wir und unsere Partnerbehörden in den EU-Mitgliedsstaaten nachverfolgen, ob die Waren und Dienstleistungen tatsächlich versteuert wurden.“

Wer braucht die USt-IdNr. und wer nicht?

Unternehmen benötigen keine USt-IdNr., wenn

  • ihre Kunden und/oder Lieferanten ihren Sitz in Deutschland oder in Ländern außerhalb der EU haben.

Unternehmen benötigen eine USt-IdNr., wenn

  • alle oder ein Teil ihrer Kunden ihren Sitz in EU-Mitgliedstaaten haben und es sich dabei um Unternehmen handelt, die ebenfalls im Besitz einer USt-IdNr. sind oder
  • sie Waren oder Dienstleistungen von Unternehmen beziehen, die ihren Sitz in einem der EU-Mitgliedstaaten haben und eine USt-IdNr. besitzen.

Waren oder Leistungen an Unternehmenskunden in EU-Mitgliedsstaat liefern

Beispiel: Ein Unternehmer in Deutschland verkauft und liefert seine Ware an einen Kunden in Frankreich. Bei dem Kunden handelt es sich um ein Unternehmen, das sich zuvor gegenüber seinem Geschäftspartner in Deutschland mit seiner USt-IdNr. ausgewiesen hat (z.B. in seiner Bestellung oder im Impressum auf der Homepage). Der Unternehmer in Deutschland weist in seiner Rechnung daher nur den Nettobetrag (umsatzsteuerliche Bemessungsgrundlage) aus – also ohne Umsatzsteuer. Der französische Abnehmer muss den Nettobetrag mit dem französischen Umsatzsteuersatz versteuern.

„Der Unternehmer in Deutschland darf dabei nicht vergessen, diesen Umsatz in einer sogenannten ‚Zusammenfassenden Meldung' zu erklären“, so Nikolaus Schopphoven: „In der ‚Zusammenfassenden Meldung' werden die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Erwerbers und der Nettobetrag (Bemessungsgrundlage) aufgeführt und monatlich über unser Online-Portal oder das Elster-Online-Portal an uns übermittelt. Die Daten werden bei uns gespeichert und mit den Partnerländern ausgetauscht. Die französische Steuerverwaltung kann dann überprüfen, ob der französische Unternehmer die Warenlieferung aus Deutschland tatsächlich versteuert hat.“

Allerdings macht man beim Bundeszentralamt für Steuern immer wieder die Erfahrung, dass vor allem junge Unternehmen, die keinen Steuerberater haben, oft nicht daran denken, eine „Zusammenfassende Meldung“ abzugeben. „Die werden von uns erst einmal höflich erinnert. Wenn das nichts nützt, müssen wir dann leider mit Zwangsgeldern drohen“, so Schopphoven.

Und was die Umsatzsteuervoranmeldung betrifft, in der jedes Unternehmen dem Finanzamt monatlich oder quartalsweise seine steuerpflichtigen und steuerfreien Umsätze sowie die abziehbare Vorsteuer mitteilt: Hier müssen die Nettoumsätze angegeben werden, die auch in der „Zusammenfassenden Meldung" aufzuführen sind.

Waren oder Leistungen an Privatkunden in EU-Mitgliedsstaat liefern

Anders sieht es aus, wenn es sich bei dem Kunden aus Frankreich um eine Privatperson handelt, die in Deutschland bei einem Händler Ware erwirbt und gleich mitnimmt. In dem Fall muss die Rechnung je nach Ware den deutschen Regelsteuersatz von 19 Prozent oder den ermäßigten Steuersatz von 7 Prozent enthalten. Die Umsatzsteuer führt das Unternehmen in Deutschland dann einfach in seiner Umsatzsteuervoranmeldung auf und führt sie ans Finanzamt ab.

Kommt es zu mehreren Lieferungen an Privatkunden in einem bestimmten Mitgliedstaat, kann damit ein bestimmter Warenwert („Lieferschwelle") überschritten werden. In diesem Fall sind verschiedene Besonderheiten zu beachten. Die Bundessteuerberaterkammer (BStBK) rät Unternehmerinnen und Unternehmern daher, sich an einen Steuerberater zu wenden.

Dr. Herbert Becherer, Vizepräsident der BStBK, weist darüber hinaus darauf hin, dass Verpackungs- und Versandkosten als Nebenleistungen umsatzsteuerlich genauso behandelt werden wie die eigentliche Lieferung. Geht die Lieferung an einen Privatkunden innerhalb der EU, werden die Verpackungs- und Versandkosten also je nach Ware mit 19 Prozent oder 7 Prozent versteuert. Handelt es sich um eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung an ein Unternehmen, sind die Versandkosten ebenfalls steuerfrei.

Waren oder Leistungen aus einem EU-Mitgliedsland beziehen

Beispiel: Ein niederländisches Unternehmen liefert Fahrradteile an ein Unternehmen in Deutschland. Das Unternehmen in Deutschland erhält mit der Lieferung eine Rechnung ohne Umsatzsteuer. Da der Bezug von Waren aus einem anderen EU-Land für den Empfänger steuerpflichtig ist - man spricht von der so genannten Erwerbsbesteuerung -, muss es auf den Nettobetrag den deutschen Regelsteuersatz von 19 Prozent anwenden und als Erwerbssteuer in seiner Umsatzsteuervoranmeldung angeben. Den Betrag kann das Unternehmen als Vorsteuer geltend machen. 

Kleinunternehmen

Kleinunternehmer, die die sogenannte Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen, sind in Deutschland von der Umsatzsteuer befreit. Das heißt, sie weisen keine Umsatzsteuer in ihren Rechnungen aus, sie können aber auch keine Vorsteuer steuerlich geltend machen. Für unternehmerische Aktivitäten innerhalb Deutschlands ist der Fall damit erledigt.

Kleinunternehmen, können aber auch EU-weit tätig sein, beispielsweise als Betreiber von Online-Shops. In dem Fall kann es für sie sinnvoll sein, eine USt-IdNr. zu beantragen. Vor allem dann, wenn sie Waren aus einem der EU-Mitgliedsländer beziehen, weiß Nikolaus Schopphoven: „Auch Kleinunternehmer können, ohne dass sie ihren Kleinunternehmerstatus verlieren, eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beantragen. Das ist vor allem dann sinnvoll, wenn sie Waren aus einem EU-Land beziehen, dessen Umsatzsteuersatz höher ist als der deutsche. Schweden zum Beispiel hat einen Umsatzsteuersatz von 25 Prozent, der ermäßigte Satz liegt bei 12 Prozent. In Polen zahlt man regulär 23 Prozent Umsatzsteuer. Deutschland ist da im EU-Vergleich mit 19 beziehungsweise 7 Prozent relativ moderat.“

Beispiel

Wie sich das in der Praxis auswirkt, zeigt das folgende Beispiel: Ein Kleinunternehmer in Deutschland bezieht Waren aus Polen.
Variante 1: Er besitzt keine USt-IdNr. und wird von seinem polnischen Lieferanten daher wie eine Privatperson behandelt. Das heißt, er erhält eine Rechnung, die mit einem polnischen Regelsteuersatz von 23 Prozent ausgewiesen ist. Der Kleinunternehmer in Deutschland muss den kompletten Rechnungsbetrag bezahlen. Die gezahlte Umsatzsteuer kann er nicht als Vorsteuer geltend machen, da er die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nimmt.
Variante 2: Er besitzt eine USt-IdNr. In diesem Fall erhält er von seinem polnischen Lieferanten eine steuerfreie Rechnung, die nur den Nettobetrag ausweist. Diesen Betrag zahlt er an den Lieferanten. Darüber hinaus muss er auf den Nettobetrag den vergleichsweise geringen deutschen Steuersatz von 19 Prozent anwenden und an sein zuständiges Finanzamt in Deutschland abführen. Da er die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nimmt, kann er auch in diesem Fall keine Vorsteuer geltend machen, dennoch zahlt er insgesamt weniger als bei Variante 1. Dort muss er den Nettobetrag plus der vergleichsweise höheren polnischen Umsatzsteuer an den Lieferanten bezahlen.

Kleinunternehmen, die die USt-IdNr. nutzen,

  • entscheiden sich damit zur Durchführung der Erwerbsbesteuerung (Umsatzsteuerpflicht beim innergemeinschaftlichen Erwerb von Waren und Dienstleistungen). An diese Entscheidung sind sie zwei Jahre gebunden.
  • brauchen bei Lieferungen innerhalb der EU und Dienstleistungen an Unternehmen in einem anderen EU-Mitgliedsstaat keine „Zusammenfassende Meldung" abzugeben.

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beantragen

Für Gründerinnen und Gründer ist es ganz einfach: Im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, der bei jeder Unternehmensgründung ausgefüllt werden muss, können sie gleichzeitig einen Antrag auf Erteilung einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer stellen. „Früher oder später beziehen doch sehr viele Unternehmen Waren oder Dienstleistungen aus dem EU-Ausland oder liefern dorthin. Von daher ist es sinnvoll, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer schon bei der Unternehmensgründung zu beantragen“, empfiehlt Nikolaus Schopphoven.

Besteht das Unternehmen bereits, kann der Inhaber direkt auf der Homepage des Bundeszentralamts für Steuern einen Antrag ausfüllen. „Innerhalb von ein bis zwei Tagen hat er dann seine USt-IdNr. Bei Anträgen per Post oder per Fax kann es drei bis fünf Tage dauern“, so Schopphoven.

Für Kleinunternehmer, die die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen, läuft das Antragsverfahren etwas anders. Der Grund: Sie werden beim Finanzamt nicht für die Zwecke der Umsatzsteuer geführt. Nikolaus Schopphoven: „Bevor wir eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer an Kleinunternehmer vergeben, weisen wir sie darauf hin, dass wir vom zuständigen Finanzamt zunächst einen sogenannten Umsatzsteuer-Grundkennbuchstaben benötigen. Den muss der Kleinunternehmer bei seinem Finanzamt beantragen, das die entsprechenden Daten an uns weiterleitet. Das ist in der Regel kein Problem und geht schnell. Im Grunde geht es nur darum, dass die Finanzämter auch wissen sollen, dass eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beantragt und bei dem Unternehmen mit dem innergemeinschaftlichen Erwerb von Waren und Dienstleistungen zu rechnen ist. Sobald uns dieser Grundkennbuchstabe vorliegt, bekommt der Antragsteller seine USt-IdNr.“

Lieferungen ins nicht-europäische Ausland

Ob die Schweiz, Norwegen oder USA: Lieferungen in Länder, die nicht zur Europäischen Union gehören, sind steuerfrei (§ 6 Abs. 1 UStG). Unabhängig davon, ob es sich bei den Kunden um Verbraucher oder Unternehmen handelt. Und: Unternehmen, die ihre Waren oder Dienstleistungen in Drittländer außerhalb der EU liefern, brauchen keine Umsatzsteueridentifikationsnummer zu beantragen. Der Deutsche Steuerberaterverband (DStV) weist allerdings darauf hin, dass Exporte ab einem Warenwert von 1.000 Euro bei der zuständigen Ausfuhrzollstelle angemeldet werden müssen. Das geschieht elektronisch über das IT-Verfahren der Zollbehörde „ATLAS-Ausfuhr“.

Bei einer Lieferung in ein Drittland muss sich der deutsche Unternehmer davon überzeugen, dass der Kunde auch tatsächlich in diesem Drittland ansässig ist und die Ware dorthin gelangt. Sollten daran Zweifel bestehen, sollte vorerst die deutsche Umsatzsteuer berechnet werden. Dazu rät der DStV. Die Abwicklung von Exporten in Drittländer ist aus umsatzsteuerlicher Sicht einfacher als der innergemeinschaftliche Handel. Dennoch empfiehlt der DStV, vorab eine steuerliche Beratung aufzusuchen.

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