(K)ein Formular mit 7 Siegeln: Die Umsatzsteuer-Voranmeldung

Als Gründerin oder Gründer kann man sich unter einer Umsatzsteuer-Voranmeldung erst einmal wenig vorstellen. Vielleicht ist der etwas unverständliche Name auch der Grund dafür, dass viele junge Unternehmer lieber einen Bogen darum machen.

„Ich habe mich selbständig gemacht. Muss ich die monatliche Voranmeldung ans Finanzamt schicken, obwohl ich noch keine Einnahmen habe? Muss oder kann ich die Ist-Besteuerung jetzt schon beantragen?" Geht es um die Umsatzsteuer-Voranmeldung, tauchen bei jungen Unternehmerinnen und Unternehmern erst einmal Fragen auf. Das fängt schon damit an, dass viele nicht wissen, was sich dahinter eigentlich genau verbirgt.

Genau genommen besteht die Umsatzsteuer-Voranmeldung aus zwei Schritten: Zunächst einmal müssen Unternehmerinnen und Unternehmer (oder ihr Steuerberater) ein Formular ausfüllen. Darin teilen sie ihrem Finanzamt mit,

  • wie viel Umsatzsteuer sie durch den Verkauf von Waren oder Dienstleistungen innerhalb eines bestimmten Zeitraums erwirtschaftet haben und
  • wie viel Vorsteuer ihnen in demselben Zeitraum in Rechnung gestellt wurde. Bei der Vorsteuer handelt es sich um die Umsatzsteuer, die sie an andere Unternehmer zahlen, wenn sie Waren oder Dienstleistungen einkaufen.

Im zweiten Schritt überweisen Sie die so genannte Zahllast an das Finanzamt. Bei der Zahllast handelt es sich um die Differenz aus Umsatzsteuer und Vorsteuer. Das heißt, die Vorsteuer, die Sie beim Einkauf von Waren oder Dienstleistungen bezahlt haben, ziehen Sie einfach von der Umsatzsteuer ab. Haben Sie im Voranmeldungszeitraum mehr Vorsteuer bezahlt als Umsatzsteuer eingenommen, bekommen Sie den Überschuss vom Finanzamt zurück.

So weit so gut. Dennoch gibt es typische Fehler, die junge Unternehmen bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung immer wieder machen. Wir haben dazu die Oberfinanzdirektionen Niedersachsen und Nordrhein-Westfalen nach ihren Erfahrungen gefragt. Hier das Ergebnis:

Abgabefristen nicht bekannt

Viele junge Unternehmen kennen die gesetzlichen Fristen zur Abgabe ihrer Umsatzsteuer-Voranmeldung nicht, heißt es bei der Oberfinanzdirektion Nordrhein-Westfalen. Dabei sind sie gesetzlich dazu verpflichtet, im Jahr der Gründung und im Folgejahr jeden Monat eine Umsatzsteuer-Voranmeldung an ihr Finanzamt zu übermitteln.

Das heißt: Spätestens am 10. Tag des Folgemonats muss das Formular zur Umsatzsteuer-Voranmeldung über das Online-Portal ELSTER beim Finanzamt eingegangen sein. Bis zu diesem Termin muss auch die errechnete Zahllast überwiesen werden.

Bei der Oberfinanzdirektion Niedersachsen macht man oft auch die Erfahrung, dass junge Unternehmen überhaupt keine Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben. Sie meinen, dies sei nicht nötig, solange sie keine Umsätze erzielen. Ein Trugschluss: Eine Umsatzsteuer-Voranmeldung muss immer abgegeben werden, selbst wenn man dem Finanzamt damit nur mitteilt, dass man im letzten Monat keinerlei Einnahmen hatte. In dem Fall trägt man bei den „Umsätzen" einfach 0,00 ein.

Abgabefrist verlängern

Dass die Umsatzsteuer-Voranmeldungen und die damit verbundenen Zahlungen an das Finanzamt jeweils um einen Monat verschoben werden können, ist vielen Gründerinnen und Gründern nicht bekannt, so die Oberfinanzdirektion Nordrhein-Westfalen. Der Gründer oder sein Steuerberater muss dazu über das Online-Portal ELSTER einen Antrag auf Dauerfristverlängerung beim Finanzamt stellen.

Voraussetzung für die Fristverlängerung ist: Das Unternehmen leistet eine Sondervorauszahlung in Höhe von 1/11 des voraussichtlich für das Jahr der Gründung fälligen Umsatzsteuerbetrags. Unternehmen, die bereits am Markt sind, müssen 1/11 der Umsatzvorauszahlungen des vorangegangenen Jahres als Sondervorauszahlung überweisen. Der Vorauszahlbetrag wird dann mit dem zu zahlenden Betrag der letzten Umsatzsteuer-Voranmeldung verrechnet.

Kleinunternehmer? Keine Umsatzsteuer-Voranmeldung!

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Wer die sog. Kleinunternehmerregelung in Anspruch nimmt, gibt grundsätzlich keine Umsatzsteuer-Voranmeldung ab. Wer es trotzdem tut, riskiert, dass er den Anspruch auf die Kleinunternehmerregelung verliert. Denn in der Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldungen sieht das Finanzamt grundsätzlich einen Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung. Der Verzicht ist für den Unternehmer für mindestens fünf Kalenderjahre bindend.

 

Soll- oder Ist-Versteuerung unbekannt

Jungen Unternehmerinnen und Unternehmen ist oft nicht klar, dass es zwei verschiedene Arten der Umsatzversteuerung gibt, heißt es bei der Oberfinanzdirektion Niedersachsen.

Die Soll-Versteuerung ist der Regelfall. Dabei werden in die Umsatzsteuer-Voranmeldung die Nettopreise der verkauften Waren oder Dienstleistungen in dem jeweiligen Zeitraum eingetragen, in dem sie an den Kunden geliefert wurden - unabhängig davon, wann der Kunde die Leistung bezahlt hat oder bezahlen wird. Das Ganze nennt sich auch Besteuerung nach dem vereinbarten Entgelt (und nicht nach dem erhaltenen Entgelt). Das Unternehmen leistet gegenüber dem Finanzamt also eine Vorauszahlung. Die Soll-Versteuerung kann vor allem bei jungen und kleineren Unternehmen zu Liquiditätsengpässen führen.

Beispiel: Ein Tischler baut am 15. September einen Schrank für einen Kunden und schickt ihm am 20. September 2014 eine Rechnung. Die Umsatzsteuer, die auf der Rechnung ausgewiesen ist, muss der Unternehmer in die Umsatzsteuer-Voranmeldung für den Monat September eintragen und bis zum 10. Oktober an das Finanzamt überweisen. Dass der Kunde die Rechnung erst zwei Monate später überweist, spielt dabei keine Rolle.

Bei der Ist-Versteuerung wird die Umsatzsteuer erst dann an das Finanzamt abgeführt, wenn der Kunde die Rechnung bezahlt hat. In der Umsatzsteuer-Voranmeldung wird daher erst in dem Monat die Umsatzsteuer eingetragen, in dem das Geld auf dem Konto eingegangen ist. Die Ist-Versteuerung (Besteuerung nach dem vereinnahmten Entgelt) können Unternehmen in Anspruch nehmen, die nicht mehr als 500.000 Euro Jahresumsatz erzielen oder die von der Buchführungspflicht befreit sind.

Freiberufler können die Ist-Versteuerung sogar immer nutzen, unabhängig von der Höhe des Umsatzes. Ausnahme: Freiberufler, die eine doppelte Buchführung betreiben, auch wenn sie dazu gesetzlich nicht verpflichtet sind, müssen die Soll-Versteuerung anwenden. Bitte beachten Sie, dass dies nur für Freiberufler im Sinne des § 18 Abs. 1 des Einkommensteuergesetzes gilt.

Die Ist-Versteuerung kann jederzeit formlos beim Finanzamt beantragt werden. Gründerinnen und Gründer, die ihr Unternehmen bzw. ihre selbständige Tätigkeit erst noch anmelden, können im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ankreuzen, ob sie die Soll- oder die Ist-Versteuerung bevorzugen.

Fehler beim Ausfüllen

Beim Ausfüllen der Umsatzsteuer-Voranmeldung erleben die Finanzämter häufig, dass bei den Umsätzen (Einnahmen) der Bruttobetrag eingetragen wird. Richtig ist aber der Nettobetrag (ohne Umsatzsteuer). Darauf weist die Oberfinanzdirektion Nordrhein-Westfalen hin.

Bei der Vorsteuer, also der Umsatzsteuer, die Sie an andere Unternehmer beim Einkauf von Waren oder Leistungen gezahlt haben, müssen Sie dagegen nur den reinen Vorsteuerbetrag bei der entsprechenden Kennzahl eingeben.

Reicht der Unternehmer eine zweite (berichtigte) Umsatzsteuer-Voranmeldung ein, muss in der Umsatzsteuer-Voranmeldung der richtige Zeitraum angegeben und die berichtigte Umsatzsteuer-Voranmeldungen mit einer „1“ zur Kennzahl 10 gekennzeichnet werden.

Immer mit ELSTER

Die Umsatzsteuer-Voranmeldung muss, genauso wie die Umsatzsteuer-Jahreserklärung, auf elektronischem Weg an das zuständige Finanzamt übermittelt werden. Dazu gibt es das Internetportal ELSTER. Auf der Webseite der Finanzverwaltung können alle Formulare rund um das Thema Steuern online ausgefüllt und weitergeleitet werden. Wer das erste Mal mit ELSTER zu tun hat, muss sich zunächst auf der Webseite registrieren. Das kann bis zu zwei Wochen dauern. Gründerinnen und Gründer, die monatlich eine Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben müssen, sollten sich daher rechtzeitig anmelden, empfiehlt die Oberfinanzdirektion Niedersachsen.

Quelle: ElsterOnline-Portal

Hilfestellung und Beratung

Im ELSTER-Portal gibt es eine Ausfüllhilfe, die klar und gut verständlich beim Ausfüllen des Formulars hilft. Eine erste Orientierung bieten auch die Finanzämter. Erkundigen Sie sich auch beim Finanzministerium Ihres Bundeslandes, ob es eine Steuerbroschüre für Gründerinnen und Gründer anbietet.

Wer mit Formularen „auf Kriegsfuß" steht, sollte frühzeitig Kontakt zu einem Steuerberater aufnehmen.

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