Neue Anforderungen an Registrierkassen

Vom 1. Januar 2017 an dürfen nur noch Kassen eingesetzt werden, die Einzelumsätze aufzeichnen und für mindestens zehn Jahre unveränderbar abspeichern können.

Der Deutsche Industrie- und Handelskammertag weist zwar darauf hin, dass jeder Unternehmer letztlich selbst entscheiden kann, welche Art von Kasse er einsetzt: ob eine offene Ladenkasse ("Schubladenkasse") oder eine elektronische Registrierkasse. Nur: Wer sich für eine elektronische Registrierkasse entscheidet, muss darauf achten, dass sie die neuen Anforderungen erfüllt.

"Hintergrund ist, dass die Finanzbehörden in den vergangenen Jahren bei Betriebsprüfungen immer wieder die Kassenführung beanstandet haben, nicht zuletzt, weil in einigen Kassensystemen die Aufzeichnungen nicht lückenlos und ordnungsgemäß dokumentiert wurden", so Guido Vogt, Referatsleiter beim Deutschen Industrie- und Handelskammertag (DIHK). Vermutet das Finanzamt, dass hierbei Steuern hinterzogen wurden, drohen den Unternehmen Nachzahlungen. Diese sog. Hinzuschätzungen können bis zu 10 Prozent des Jahresumsatzes plus einen Sicherheitszuschlag betragen. Im schlimmsten Fall kann es zur Einleitung eines Strafverfahrens kommen. Davon betroffen sind vor allem bargeldintensive Betriebe, wie zum Beispiel in der Gastronomie, im Einzelhandel oder auch zum Teil im Handwerk.

Gerade auch junge Unternehmen müssen deshalb prüfen, ob die eingesetzten oder die zur Anschaffung geplanten Kassen den verschärften Anforderungen genügen.

Das müssen Registrierkassen ab 2017 können:

  • Z-Bons (sog. „Tagesendsummenbons“, die den täglichen Kassenabschluss enthalten) müssen die folgenden Pflichtangaben enthalten: Name des Geschäfts, Datum, Tagesbruttoeinnahmen, getrennt nach Steuersatz (7 oder 19 Prozent USt.), Z-Bon-Nummer, Storno-/Retourbuchungen, Entnahmen, Zahlungsart.
  • Zusätzlich gilt eine Einzelaufzeichnungspflicht, d. h. jeder einzelne Verkaufsvorgang muss mit den wesentlichen Details (Uhrzeit, Bediener, Artikelbezeichnung, Anzahl und Einzelpreis etc.) dokumentiert werden.
  • Die Daten müssen für die Dauer von zehn Jahren manipulationssicher gespeichert werden. Das heißt, es dürfen keine nachträglichen Veränderungen vorgenommen werden können.
  • Die Daten müssen jederzeit für den Prüfer des Finanzamts abrufbar und lesbar sein.
  • Bedienungs- und Programmieranleitungen müssen hinterlegt und jederzeit einsehbar sein.
  • Sämtliche Softwareeinrichtungen und -änderungen müssen aufgezeichnet werden.

Tipp: Nach wie vor steht es Unternehmern frei, eine sog. „offene Ladenkasse“ zu führen und allen Einnahmen handschriftlich aufzuzeichnen. Die Anforderungen sind hierbei hoch und verlangen neben der „Kassensturzfähigkeit“ auch die akribische Führung des täglichen Kassenberichtes. Guido Vogt weist allerdings darauf hin, "dass in diesen Fällen die Kassenprüfung durch das Finanzamt besonders intensiv erfolgt und selbst kleinste Fehler zu folgenreichen Beanstandungen führen."

Keine Angst vor Betriebsprüfungen

Um Betriebsprüfungen durch die Finanzbehörden möglichst problemlos zu bestehen, empfiehlt der DIHK, unabhängig davon mit welcher Kasse man arbeitet, insgesamt auf eine ordnungsgemäße Buch- und Kassenführung zu achten. Dazu gehören die folgenden Aufgaben:

  • Kassenbericht/Kassenbuch: Alle Kasseneinnahmen und -ausgaben müssen täglich festgehalten werden.
  • Einzelaufzeichnung: Jeder Verkaufsvorgang muss mit den wichtigsten Angaben aufgezeichnet werden. Die Kassenaufzeichnungen sind chronologisch zu erstellen und fortlaufend zu nummerieren.
  • Kassensturzfähigkeit: Kassenaufzeichnungen sind so zu führen, dass der Soll-Bestand jederzeit mit dem Ist-Bestand der Kasse abgeglichen werden kann.
  • Belegpflicht: Der Grundsatz „Keine Buchung ohne Beleg“ gilt für sämtliche Tageseinnahmen und -ausgaben.
  • Aufbewahrung der Rechnungen: Von einer Registrierkasse erstellte Rechnungen sind archivierungspflichtig, sofern es sich nicht um Kleinbetragsrechnungen von weniger als 150 Euro inkl. Umsatzsteuer handelt (§ 33 UStDV).
  • Nachvollziehbarkeit von Veränderungen: Eintragungen müssen so korrigiert werden, dass die ursprüngliche Erfassung lesbar und nachvollziehbar ist.

Gut zu wissen

In der Vergangenheit hat die Finanzverwaltung wiederholt Fälle aufgegriffen, in denen einmal eingegebene Kassendaten nachträglich wieder gelöscht oder verändert wurden. Um derartige schwer zu entdeckende Manipulationen mittels Zapper- oder Phantomware zu verhindern, sollen ab 2020 elektronische Registrierkassen mit einem technischen Sicherheitsmodul (Smartcard) ausgestattet und somit „gehärtet“ werden. Das entsprechende Gesetzgebungsverfahren, welches auch die Meldung der eingesetzten elektronischen Kassen an das Finanzamt vorsieht, befindet sich in der letzten Abstimmung und wird voraussichtlich in diesem Jahr abgeschlossen.

Fragen zur Buch- und Kassenführung beantworten die Industrie- und Handelskammern sowie die Handwerkskammern.

Quelle und weitere Informationen:

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